بر اساس مصوبه جلسه شماره ۲۷ هیئت مدیره (مورخ ۱۸/دی/۹۲) مقرر شد:

اعضای صندوق به کانون مراجعه و پیش نویس برگه سهام خود را دریافت و در صورت نیاز به تکمیل اطلاعات، فیلدهای لازم را تکمیل و پس از امضا تحویل دهند تا برگه اصلی سهام آنها صادر و تسلیم شود.

بدیهی است عدم مراجعه و ناقص ماندن اقلام اطلاعاتی لازم، منجر به عدم صدور برگه سهام خواهد شد.